Život s Evernote – Prostor na informace

Dlouhou dobu nás pojil ambivalentní vztah. Nadšení z možností, na straně druhé jejich nevyužití. Snaha pracovat na 100%, stejně jako vědomí, že aplikace někde na disku spí. Sloní hlava v ikoně mi byla sympatická a podívám-li se na ní nyní, vím, že jde o pomocníka, bez kterého bych si svoji práci nedokázal představit. Ještě jsem jej nepředstavil, jmenuje se Evernote.

Textů a textíků, všemožných manuálů, rad a dokonce i e-knih najdete na téma Evernote řadu. Má smysl psát další? Odpověď naleznete až po přečtení, sám za sebe můžu říci, že hlad po informacích o Evernote neslábne, ba naopak. A rozhodně lidé nelační po návodech, kde jakou klávesovou zkratku použít (a nastavit), ale jak kdo Evernote používá. Proto, berte prosím v potaz, že následující moře vět nemá za cíl něco vysvětlovat a dávat vám do ruky návod. Mým cílem od samého počátku je, abych popsal své vlastní užívání, tzv. workflow. Jak Evernote zasazuji do své práce (a osobního života), kde jsem potkal nedostatky, kde naopak cítím potenciál, na který teprve z dálky hledím. Současně připojuji přání, aby se pod články vyskytla diskuze, ať už postavena na dotazích, nebo vašich vlastních zkušenostech.

Evernote je má osobní wikipedie

Čtenář našeho webu mi nebude věřit, ale na školeních se setkávám stále s většinou těch, kteří o Evernote neslyšeli. Jak jim ve stručnosti vysvětlit, co služba nabízí?

Nedávno jsem použil při školení tu nejjednoduší definici: “osobní wikipedie”. Představte si prostor, v němž můžete mít přehledně uspořádané veškeré podklady, s nimiž pracujete. Ať už materiály k projektům, nebo informace, které vám přijdou užitečné.

Evernote jako “osobní wiki” dává smysl už proto, že služba má propracované nástroje pro co nejefektivnější sběr. Co prohlížeč to webový “clipper”, ten pro Chrome je však nejpropracovanější, osobně stejně ale nejraději (a nejčastěji) pracuji se Safari.
Dávno, dávno jsou ty doby, kdy jsme si informace z internetu kopírovali do word dokumentu (někteří to stále ale dělají), exportovali do PDF a ukládali na disk, nebo jen ukládali do “oblíbených” záložek v prohlížeči (a riskovali tak chaos a ztrátu, když článek z internetu někdo odstraní).

Při sběru informací z internetu volím uložení do záložek pouze tehdy, pokud jde o webovou stránku, s níž budu pracovat (ne tedy o text jako takový). Pokud jde o článek, který někdo sdílel na sociálních sítích a třeba si jej budu chtít někdy (offline) přečíst, využívám službu Pocket. Ke všemu ostatnímu, tedy na všemu, s čím hodlám nějak pracovat, k čemu se chci vracet, použiji Evernote.

clipper

Mé první doteky s Evernote výhradně stály na principu sběru informací. Dodnes mám zápisník ZDRAVÍ, kam padají články (ale také soubory) věnující se běhání pro začátečníky, vegetariánství, zdravému životnímu stylu apod. Mohu, ale nemusím připojovat štítky (v rámci ZDRAVÍ to ale dělám), abych se pak dostal vždy třeba pouze k receptům. V Evernote mám kupříkladu poznámku s osvědčenými potravinovými produkty, které nakupuji ve specializovaných obchodech. A když mne někdo poprosí, nasdílím. Když jsem v daném obchodě nebo právě na jeho e-shopu, podívám se do “vlastního portfolia” a nakupuji. K výrobku není problém připojit i přímo recept, kde jsem jej použil, nebo nějaký komentář.

Vděčným zápisníkem mi je i ten s názvem MYŠLENKY, někdy si vytvořím poznámku postavenou na jednom citátu, výpisku z knihy, nebo – když se mi nechce psát – si úsek z knihy vyfotografuji a pošlu právě sem. Mám zde sepsanou i svoji mantru na ráno a večer, abych se k ní mohl vracet.

priklad_zdravi

S manželkou máme v rámci zápisníku OSOBNÍ “podzápisník” DOMÁCNOST, BYDLENÍ, takže se kdykoliv dostaneme ke všem podkladům, které souvisejí s přípravou a výstavbou domu. Sbírám i zajímavosti z anglické gramatiky (speciální zápisník ANGLIČTINA), z mailu si od Doubleshotu přeposílám informace o aktuálním předplatném, kávě, kterou nám tato firma zrovna v daný měsíc posílá, a tak si vytvářím svůj kávový deníček.

Pro práci má pochopitelně Evernote také své místo. Zápisníky si rozděluji dle svých rolí (PEDAGOG, LEKTOR, MANAŽER, AUTOR, VEDOUCÍ). Je pochopitelné, že ke každé z nich budu potřebovat podklady, které mi umožní svoji práci dělat dobře, mít oporu ve faktech, vzdělávat se. Jestliže na internetu narazím na text, který se mi hodí k té které látce, směřuje do podzápisníku PEDAGOG_materiály. U LEKTORA je to totéž, zde ale už další zápisníky nemám, pouze štítky (články věnující se plánování, iOS, Macu, GTD…). V případě, že se připravuji na školení s tematikou efektivního využití iOS, vyfiltruji dle štítku v rámci zápisníku LEKTOR patřičné materiály a čerpám z nich.

Zatím jsem ještě k tomu nedospěl, ale zápisník AUTOR s největší pravděpodobností začnu používat jako shromaždiště svých článků, protože Evernote nabízí jednoduchý, ale dostačující editování textu.

Pokud je tedy řeč o sbírání, nutně vyvstává otázka, zda vše mám jen v Evernote, nebo i něco “fyzicky” na disku počítače. Tím, že jsem si předplatil Premium účet, nemusím se tolik zabývat množstvím přenášených dat, přesto pochopitelně do Evernote nesměřuji úplně vše. Především v případě textových dokumentů a tabulek, které mám spojené s prací (např. úvazkové listy pedagogů “mé katedry”), spíše upřednostňuji počítač. Jde o to, že pokud se jedná o Excel tabulku, s těží s ní něco v Evernote udělám. To, že ale takových dokumentů je méně a méně, a tedy že mnohem více volím právě Evernote, se ještě z mých textů dovíte.

Osobní wikipedie proto představuje tu nejzákladnější a nejjednoduší cestu, jak Evernote využívat. Je mnohem příjemnější než disk počítače, pracuje s multimediálními poznámkami, s vloženými soubory, odebírá věci z internetu tak, že je očistí, můžete poznámky v Evernote psát a tedy nespouštět další aplikaci a nevytvářet další a další soubory. Jako plus se pochopitelně dále nabízí možnost sdílení. Ať už necháte sledovat ostatní nějaký váš konkrétní zápisník, nebo do něj pozvete jen vybrané lidi, nebo zvolíte způsob vytvoření “otevřené” URL adresy, skrze kterou se poznámka otevře i neuživatelům Evernote, to vše posiluje důvod, proč mít podklady právě v Evernote.

Spojování světů

Se sběrem informací souvisí i tendence, která se na internetu pojí se slůvkem paperless. Převádění ručně psané poznámky nebo dokumenty vytištěné na papíře do digitální podoby se dotklo i mne samotného. Nicméně ne v tak velké míře. Mám doma i Moleskine Evernote, který je sice na pohled krásný, praktické spojení analogového a digitálního světa není však až tolik dechberoucí, jak se nám reklama snaží namluvit. Evernote se totiž při rozlišování ručně psaného písma nedokáže učit, narozdíl od specializovaných nástrojů (digitálních per a podpůrného softwaru), úspěšnost, že skrze Evernote dohledáte něco ve své “ruční poznámce” je proto velmi malá. Nálepky, které má Evernote Moleskine k tomu, abyste jimi po vyfotografování stránky zápisníku automaticky roztřídili poznámku v aplikaci, vám budou sloužit chvíli, než je všechny vylepíte. A stejně – v aplikaci přenastavit cílový zápisník nebo štítek zas tak komplikované není, abych kvůli tomu musel speciální Moleskine kupovat.
Snad zajímavější využití nabízí spojení PostIt lístečků, kdy na základě jejich barvy se poznámka, kterou mobilem vyfotíte do Evernote, přesune do patřičného zápisníku.

Evernote-Moleskine-Smart-Notebook

Tak či tak, skenování nebo focení papírových poznámek a jejich uložení do Evernote představuje způsob, jak mít v jednom místě maximum podstatných podkladů. Navíc Evernote umožňuje i prohlížet text ve fotografiích a díky aplikaci Skitch pak do nich psát a kreslit.

Jako jisté spojení dvou světů může fungovat psaní rukou na tabletu. Penultimate je aplikace, kterou Evernote zakoupilo a propojilo tak, že vytvořené zápisníky mohou automaticky být synchronizované se službou. Na tabletu můžete kreslit a psát rukou (stylusem) a najít pak vše v Evernote. Pokud si zaplatíte Premium účet, dostanete k tomu všechny šablony, resp. typy podkladů, některé se velmi hodí i k plánování. Byl jsem zprvu z této možnosti nadšený, ale do praktického užívání jsem kombinaci Penultimate a Evernote nepřeklopil. Když už psát rukou, pak raději na papír.

Evernote a komunikace

Podstatnou součástí mé práce je mezilidská komunikace, ať už probíhá skrze osobní setkání, telefonát či elektronickou poštu. Snažím se dělat poznámky, protože se díky nim mohu pak lépe soustředit na správné nastavení spolupráce, v neposlední řadě si tím i “čistím hlavu”. Valná většina poznámek při osobním setkání vzniká zápisem do bloku, jehož stránku pak – rozhodnu-li se, že jde o podklad vhodný k archivaci – vyfotím/naskenuji do Evernote. Při telefonátech totéž, neboť při telefonátu se mi nedobře ťuká do klávesnice. Čas od času ale při poradách spíše rovnou zapisuji poznámky do Evernote a mohu poté sdílet s ostatními. A když dojde řada na elektronickou poštu, je to jasné. Dopisy, které v sobě mají informace, s nimiž poté budu pracovat v rámci nějakého úkolu/projektu, přeposílám. Pokud jde vyloženě o konkrétní úkol, rovnou takový mail spojuji s OmniFocusem (GTD aplikace). Pokud však jde třeba o dopis, v němž jsou nápady a poznámky obecnější roviny – tedy směřující spíše k projektu – posílám do Evernote. Příkladem mohou být požadavky na nastavení školení, postřehy k námětům na filmy, které posléze rozpracovávám se studenty…

Nejlepší spolupráci poštovního klienta s Evernote jsem našel u aplikace Postbox.

Poštovní klient od Applu stejně jako valná většina ostatních umožní pouze využít vám přidělenou Evernote adresu. Postbox nebo Mailplane ale mají svůj doplněk, který zasílá mail ve velmi čisté podobě a překlápí předměty a informace za mailu i do informací k Evernote poznámce. Dost jsem kvůli tomu s Postboxem koketoval, ale nakonec to nebyl důvod, proč mít v počítači jinou než základní aplikaci.

V podstatě i tento oddíl využít se vztahuje ke sběru informací. Dokazuje to, že Evernote nevyužívám pouze ke sběru článků z internetu, vytváření vlastních poznámek, k nahrávání vybraných souborů, focení ručně psaných poznámek, ale také jako místo, kam spadají data z komunikace. Ta je totiž nedílnou součástí mé práce.

Jediné, čemu jsem zatím nenavykl, jsou hlasové záznamy. Tedy ty své vlastní. Nerad se poslouchám, Evernote ani neumožňuje nějak prohledávat či přepisovat mluvené slovo, proto k tomu nejsem motivovaný.

zapisniky

Když sběr, tak i třídění

Pokud si naplno začnete s Evernote tykat, může se vám naplňovat tak, že budete potřebovat uvažovat nad způsobem třídění. Prošel jsem si třemi fázemi.
V první jsem si natavil hned ze samého počátku desítky zápisníků a trojnásobné množství štítků, inspirován jakýmsi článkem a předtuchou, jak to bude skvělé. Logicky mne pak ono třídění brzdilo. Především tím, že jsem uvažoval, který ze zápisníků a štítků bude nejvhodnější. No a pak jsem měl potíže při samotném dohledávání.
Druhá fáze naprosto na jakékoliv třídění rezignovala, což byl důsledek fáze první. Třídění bylo tak vlastně rychlejší, ale pokud jsem hodlal něco vyfiltrovat, mohl jsem Evernote rovnou vypnout.
Třetí fáze, v níž se nacházím, využívá předchozích zkušeností a našla střední cestu. V podstatě jsem do Evernote překlopil přístup, který se mi dobře osvědčuje i při třídění úkolů, při plánování i sebereflexi. Až na výjimky jsou hlavní zápisníky pojmenované podle mých rolí. Následně pak, ale ve velmi omezeném množství, některé z nich mají ještě podzápisníky, které danou oblast upřesňují. Jde především o roli PEDAGOG a VEDOUCÍ, kdy u PEDAGOGA mám zápisník speciálně určený na sběr materiálů a poté zápisníky pojmenované podle předmětů, které učím. (Více pak v části případové studie o e-learningu.) Od samého počátku jsem v rámci role VEDOUCÍ své působení rozdělil na čtyři opěrné body: růst ateliéru, komunikace, řízení a prezentace. Takto se jmenují i čtyři podzápisníky a do nich směřuji vše, co se dané oblasti týká. (Více pak v části případové studie o využití Evernote ve vedoucí funkci.)

Má zkušenost se tedy opírá i o zkušenost, kterou jsem si prošel s GTD aplikací a množstvím projektů a kontextů. Je podstatné je vytvářet nikoliv na základě nějakého vzdušného zámku (představy), ale dosavadní zkušenosti. Pokud jsem ten či onen štítke vlastně nikdy nebo jen minimálně použil, proč jej tam vlastně mít? A pokud najednou zjistím, že bych k nové poznámce potřeboval štítek, který doposud neexistuje, intuice si řekne, zda má smysl mu dát šanci.

Je důležité udržet Evernote v rozumné velikosti, svádí totiž k nabobtnání a pak nevěstí nic dobrého.

 

V následujícím dílu ukáži na dvou konkrétních příkladech (role PEDAGOG a role VEDOUCÍ), jak lze Evernote využít pro e-learning a pro koordinaci týmu a vedení katedry, přičemž pochopitelně dané postupy lze zobecnit a vztáhnout i na jiné pracovní role.

Navigate